会议的含义与基本要素

一、会议的含义

会议是人类社会自古以来就有的一种社会现象。早在原始社会，人类为了生存和分配 共同的劳动成果，就已经出现了 “氏族议事会”。在议事会开会时，当时的公民——氏族的 男男女女都站立在周围，按照规定的程序参加讨论。随着近代社会经济的发展，会议在人 们社会交往实践中，作为一种重要的交流、管理手段逐渐发展和完善了起来。在现今的生 活中，各类会议活动更是随处可见，并成为一种经常性的社会活动形式。无论是各种国际 组织、国家机关，还是企事业单位，无论是国家之间建立外交关系、达成协议，还是组织 内部开展政务、经济事务、文化教育及其他活动，都要通过召开会议来达到集思广益、有 效沟通，或传达信息、资源共享，或表彰先进、树立典范，或解决问题、推广经验等目的。

从字面含义上看，“会议” 一词中“会”有聚集、见面、会合等意思，"议”是商议、 讨论的意思。“会议”就是大家"会”而“议之”，“会”而“不议”则非会议。《韦氏新大 学词典》关于“会议”的解释是：会议乃一种会晤的行为或过程，是为了一个共同目的的 集会。《现代汉语词典》（修订本）对“会议”的释义是：会议是有组织、有领导地商议事 情的集会。一些无领导、无组织、无目的的聚会议论、闲聊，则不能称之为会议。

由上可知，会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、 有组织有计划的商议活动。会议有广义和狭义之分：狭义的会议是指至少有三人参加的集 体性商议活动，即传统的会议；广义的会议还包括两人或双方之间的会见与会谈以及各种 仪式。形成会议的主要条件是：有明确的指导思想、预期目标、具体议题；有明确的时间、 地点：有主持人和参加人员。

二、会议的要素

任何一个会议，都是由一定的要素构成的，缺少某些要素，就不成会议。

（一） 会议要素分类

1. 形式要素

会议名称、会议地点、会议时间、与会人员、会议方式。

2. 内容要素

会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。

3. 财物要素

会议经费、会议设备、会议服务设施。

（二） 最基本的会议要素

在各要素中，会议时间、会议地点、与会人员、会议议题、会议程序是最基本的要素， 其中又以会议议题为核心。因为议题决定与会人员、会期、会所及程序。

1. 会议时间

会议是共时性的集体活动，在同一时间内，人们才有可能聚集开会。任何会议都有严 格而明确的时间要求。如果缺乏统一的时间要求，与会者就无法同时聚集，会议就无法开 成、开好，也就达不到共同商议的目的。

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2. 会议地点

要举行会议必须有聚会的地点，也就是会址、会场。在古代没有会议地点就无法召集 会议，人们只有在同一时间会合到同一地点，才能开会。而在今天，现代通讯技术高度发 达，人们可以不受地域限制，利用电话、电视、互联网等在不同地点参加会议，这种借助 现代通讯手段召开的远距离会议，每L个终端，都应视为会议的会场。

3. 与会人员

参加会议要有一定的人员，会议的出席者大体可以分为：出席人、主持人、秘书人员、 服务人员。大型会议，一般都有正式出席人员、列席人员、会议执行主席、会议主席团、 会议秘书处、会议秘书长、会议代表团团长、会议服务人员等。

4. 会议议题

召开会议的目的就是议事，每一个会议都必须有明确的指导思想、具体任务和要达到 的目的。任何会议，都要先有议题（议题就是开会的理由和依据），以便商议解决问题。一 个会议至少有一项议题，无议题或议题不明确，等于盲目开会，白白浪费时间。

5. 会议程序

会议程序是根据会议议题所安排的方法步骤，也就是会议的组织过程。一般包括：会 议的准备工作、会议的开幕（始）工作、会议的正式进行、会议的结束工作、会议决定的 贯彻执行。小型会议，往往程序简单；大型会议，议题重要，与会者多，开会时间长，程 序就复杂。

三、会议的特征

因为目的不同，要解决和商议的问题不同，因此就会出现形形色色的会议。尽管会议 种类繁多，但是它们却存在着共同的特点：

（—）目的性

会议是为了某一明确的目的而开展的活动。无论是远古蒙昧时代，还是在当今国际经 济一体化社会，举行任何一种形式的会议都有其明确的目的。有的会议是布置任务、落实 措施，有的是贯彻政策、互通信息，有的是总结工作、交流经验，还有的是为了宣传教育、 表彰先进。比如，举行各级人民代表大会就是为了使各级国家权力机关及时、充分地发挥 其职能，实现国家法制化和决策民主化。又如“2005首届中国旅游景区管理经验交流会”， 目的是为了帮助旅游行政管理人员、旅游景区管理人员和理论研究者更深入、更集中地了 解国内旅游现状和发展趋势，为解决景区可持续发展道路中出现的前沿问题搭建互动平台， 从而使景区更快更健康地发展。

（二） 群体沟通姓

会议是一种至少有三人以上参加的群体沟通活动。随着科技的迅猛发展，人们的沟通 方式越来越多，现在人们可以通过电话、电子邮件、网络即时通讯工具、多媒体等各种形 式进行沟通，但是面对面的群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都难以替代 的，因为这种方式最直接、最直观，也最符合人类原本的沟通习惯。

（三） 组织计划性

会议活动不仅要有明确的目标，而且还通常需要有一定的组织和计划。一般会议都会 有会议主持人，一场大型的会议有时还要设立会议组织机构，包括主席团、秘书组、会务 组等。组织一场会议，常常要经过确定会议目标、制定会议议题、选择会场、确定会议时 间等一系列程序。会议活动只有具备高度组织性才能使会议有序地进行，从而实现会议的 目标。

（四） 交流方式多样性

传统的会议是以口头交流为主、书面交流为辅的活动方式，但是根据现代会议所采用 的交流方式来看，在会场上还可以运用图表，电脑多媒体、影视或录像等方式进行交流。 会议是一个集合的载体，大家聚集在一起共同讨论、交流。通过会议使不同的人、不同的 想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生新想法、金点子，许多高水准的创意就是开会期间不 同观念相互碰撞的产物。返回搜狐，查看更多